Institut MC × Pabau
Huit mille clients.
Un seul système qui suit le rythme.
Laser, IPL, soins de la peau, injectables et micropigmentation — exploités depuis dix ans sur un logiciel qui plante, réserve lentement et garde vos données à distance. Ce document associe tout ce que vous avez soulevé lors de la démonstration du 25 juin avec Marco à une fonctionnalité Pabau précise, explique comment les données sont protégées une fois transférées, et fixe des dates pour les paiements, la formation et la transition.
Institut MC
Ce sur quoi la clinique fonctionne actuellement.
« Parfois ça fonctionne, parfois non »
Le parcours prend environ cinq minutes avant que le client n’aboutisse à quoi que ce soit, et il est incohérent sur mobile. Les personnes peu patientes abandonnent simplement. Avec la refonte du site web prévue en septembre, c’est la première chose qui doit changer.
Dix ans plus tard, l’aide est à un fuseau horaire de distance
Le logiciel plante souvent et le soutien technique prend des jours plutôt que des heures. Le bureau montréalais du fournisseur a fermé il y a deux ans, et le dépannage rapide et local dont vous bénéficiiez a fermé avec lui.
8 000 dossiers dont le marché ne voulait pas
Coordonnées personnelles, fiches techniques comportant les paramètres de traitement, historique des rendez-vous, historique de facturation et soldes en temps réel liés à votre financement interne sans intérêt. Cinq ou six fournisseurs ont proposé de migrer le dossier client et se sont arrêtés au volet financier.
Vos formulaires vivent en dehors du système de la clinique
Rien n’est stocké dans le logiciel de gestion, si bien que votre agence de marketing a créé une plateforme distincte pour héberger les formulaires réellement utilisés par les praticiens. Deux systèmes pour une seule visite, et aucun formulaire rattaché au dossier client.
Des forfaits sur mesure, suivis à la main
Les forfaits sont créés sur mesure pour chaque client — sept séances de laser, quatre massages — souvent payés moitié à l’achat et moitié à l’arrivée. Ni les séances restantes ni le solde dû ne sont visibles pour le client.
Les terminaux et les acomptes restent en dehors du dossier
Moneris à la clinique et Moneris sur la boutique en ligne pour les acomptes. L’argent est encaissé, mais il n’est rattaché ni au solde du client, ni à la facture, ni à vos rapports.
La relance donne le coup d’envoi.
Septembre est l’échéance, pas l’ambition
Le nouveau site sera lancé en septembre, et la réservation est la première chose qu’un client touche. Un parcours de deux minutes plutôt que cinq, voilà ce qui convertit le trafic que vous offre la relance.
La vitesse sur mobile, c’est du revenu, pas du confort
Les clients réservent depuis leur téléphone, sur un coup de tête, une seule fois. Plusieurs services choisis en un seul passage, un dépôt pris sur le champ et une confirmation instantanée : voilà ce qui fait la différence entre une simple visite et une chaise réservée.
Un changement de logiciel ne vaut que par l’argent qui suit
Les soldes et l’historique de facturation sont la partie difficile d’une migration, et la raison pour laquelle les discussions précédentes ont achoppé chez cinq ou six fournisseurs. Les transférer intacts, c’est ce qui rend le changement possible.
Dix-huit connexions, une question de droits d’accès
Avec toute l’équipe dans un seul système, qui voit les rapports, l’inventaire et les recettes compte autant que qui voit l’agenda — et ce sont les mêmes connexions qui gèrent la pointeuse.
Un seul système pour la clinique. Chaque besoin, une réponse.
Pabau remplace votre logiciel de gestion et la plateforme de formulaires tierce qui l’accompagne. Réservation en ligne, portail client, formulaires numériques, notes cliniques, forfaits et soldes, feuilles de temps, droits d’accès, inventaire et production de rapports résident tous sur un seul dossier — et vos terminaux Moneris continuent de fonctionner exactement comme avant.
| Ce que vous avez soulevé | Comment y répond |
|---|---|
| Un parcours de réservation que les clients abandonnent après cinq minutes | Réservation en ligne pensée mobile d’abord : plusieurs services sélectionnés en un seul passage, disponibilité en temps réel, confirmations et rappels automatisés. Intégrée directement au nouveau site pour septembre. |
| Dépôts pris au moment de la réservation, puis déduits en clinique | Dépôts sur les réservations en ligne par l’intermédiaire de Stripe, que vous connaissez déjà. Le paiement est associé au compte du client, et le solde est perçu à la caisse, sur ce même solde. |
| Conserver les terminaux Moneris — le taux est imbattable | Continuez d’utiliser vos propres appareils. Pabau ne s’intègre pas à Moneris, donc les recettes sont enregistrées sur la facture sous un mode de paiement personnalisé ‘Moneris’ — vos rapports l’identifient correctement plutôt que d’afficher ‘carte — autre’. |
| 8,000 clients, fiches techniques, rendez-vous, historique de facturation et soldes en temps réel | Une migration gérée en mode projet. Les clients et leur historique de traitement sont importés en premier, puis les données financières sont associées aux identifiants clients afin que les factures, les paiements et les soldes impayés se retrouvent sur le bon dossier. |
| Formulaires personnalisés créés sur une plateforme tierce | Envoyez-nous les PDF vierges, et notre équipe les recrée dans le générateur de formulaires de Pabau, assisté par IA. Vos modèles de courriel, de SMS et de lettre sont transférés de la même façon. |
| Forfaits personnalisés avec paiements partiels et séances à suivre | Forfaits et cures de traitement créés pour chaque client, séances décomptées à l’utilisation, avec les séances restantes et le solde impayé visibles sur la fiche client et dans le portail client. |
| Appareils laser à réserver en même temps que le rendez-vous | Les salles et l’équipement sont des ressources réservables : l’appareil est bloqué en même temps que le praticien, et la réservation en ligne respecte sa disponibilité. |
| Dix-huit connexions uniques avec différents niveaux d’accès | Droits d’accès du personnel par rôle sur l’agenda, les dossiers clients, la facturation, l’inventaire, les rapports et la configuration. Une personne voit tout; une autre voit l’agenda, le dossier client et la facturation courante. |
| Pointage à l’arrivée et au départ pour l’équipe | Feuilles de temps et salaires : le personnel pointe à l’arrivée et au départ avec son propre identifiant, les heures et les heures supplémentaires étant transmises à la paie. |
| Notes de traitement qui conservent des paramètres propres à chaque traitement | Dossier clinique avec notes de traitement personnalisées et photos avant-après, ainsi que la prise de notes assistée par IA qui rédige la note à partir de la consultation. |
| Formation de quatre ou cinq administrateurs avant le reste de l’équipe | Inclus. Le forfait Succès client Platine couvre un nombre illimité d’heures de mise en place et de formation individuelles pendant vos trois premiers mois, avec des disponibilités en soirée et la fin de semaine. |
Huit mille dossiers clients. Soumis à une norme que vous pouvez vérifier.
Transférer dix ans de dossiers clients vers un nouveau fournisseur est d’abord une décision de protection des données, avant d’être une décision logicielle. Tout ce que nous conservons, chaque partenaire sur qui nous comptons et chaque politique que nous appliquons est publié ouvertement sur trust.pabau.com — pour que votre équipe, ou votre avocat, puisse nous vérifier sans attendre un appel commercial.
Les lois qui s’appliquent réellement à vous
Pabau publie des rapports de conformité 2026 pour la Loi 25 du Québec, la LPRPDE et la PHIPA, ainsi que son enregistrement RGPD (Royaume-Uni et UE) auprès de l’ICO (réf. ZA478121). Vos 8,000 dossiers clients — et les fiches techniques qui y sont rattachées — s’inscrivent dans ce cadre, et non à côté.
Chiffré en transit et au repos
TLS en transit, chiffrement au repos, et des contrôles d’accès au moindre privilège derrière les deux. Les détails de carte sont tokenisés par Stripe et ne sont jamais conservés par Pabau — la même rigueur que les droits d’accès par rôle sur vos dix-huit connexions.
Dix-huit politiques, publiées
Sécurité de l’information, réponse aux incidents, continuité des activités et reprise après sinistre, chiffrement, contrôle d’accès, développement sécurisé — ainsi que l’entente de traitement des données et tous les certificats. Accessibles sur demande avec une adresse courriel professionnelle; le formulaire ne demande rien d’autre. Chaque sous-traitant est répertorié par nom, région et fonction, ceux liés à la santé étant signalés au niveau de sensibilité le plus élevé.
SOC 2 est présenté sous forme de rapport combiné de préparation et de cartographie des contrôles, plutôt que d’un audit de type II complété; les certifications du second groupe sont détenues par les partenaires d’infrastructure nommés à côté d’elles, et non par Pabau directement. Les deux sont présentés ainsi sur le centre de confiance, et chaque rapport sous-jacent est disponible sur demande.
Vos chiffres, exactement comme indiqué sur votre soumission.
Les chiffres sont reproduits à partir de votre soumission du 30 juin 2026, en dollars canadiens. Un rabais de CA$2,391.20 est appliqué à l’abonnement annuel et aux frais de mise en place, la Revenue Growth Consultancy étant offerte sans frais, et le terme annuel prépayé verrouille votre tarif pour les douze mois complets. Le total est réglé en trois versements égaux de CA$2,824.90 : le premier déclenche la construction du compte et le plan de migration, le deuxième survient autour de la formation, et le troisième au moment où la réservation entre en service. La garantie de satisfaction de 30 jours de Pabau couvre l’abonnement pour les nouveaux clients — les frais de mise en place, de formation et de migration sont exclus. L’achat est régi par les modalités et conditions liées depuis la soumission — télécharger les conditions d’utilisation en français (PDF) — et les tarifs publiés peuvent changer de temps à autre.
Quatre phases, prises en charge par nous. Formation à la mi-septembre.
L’ordre compte ici. Votre premier versement achète du temps de mise en place, pas un écran de connexion — nous construisons le compte et migrons les données pendant que vous continuez à travailler, et votre équipe découvre Pabau pour la première fois à la formation, à la mi-septembre, avec tout déjà en place.
Un plan de projet, pas un écran de connexion
Le premier paiement démarre le travail de notre côté. Vous recevez un plan de projet écrit couvrant la migration des données, les formulaires à reconstruire et les modèles à reporter, ainsi que la demande d’exportation envoyée à votre fournisseur actuel. Aucun identifiant de connexion n’est émis à cette étape — il n’y a rien à apprendre avant que le compte soit construit et vos propres données à l’intérieur.
Configuré avant même qu’on demande à quiconque de l’utiliser
Dix-huit licences d’utilisateur créées avec des permissions basées sur les rôles. Services, forfaits personnalisés et types de paiement configurés, Moneris inclus pour que vos rapports le nomment correctement. Appareils laser configurés comme équipement réservable. Formulaires reconstruits à partir de vos PDF vierges, puis clients et historique de traitement importés, et les données financières réconciliées avec les bons dossiers.
Identifiants remis sur place
Formation individuelle pour les quatre ou cinq administrateurs d’abord, puis pour le reste de l’équipe — sur un compte qui contient déjà vos clients, votre historique et vos soldes. Les identifiants sont émis à la formation, afin que la première fois que quelqu’un se connecte, on lui ait déjà tout montré. Des heures individuelles illimitées sont incluses pendant trois mois, soirs et fins de semaine disponibles.
Réservation active avec le nouveau site Web
Réservation en ligne reconstruite pour le mobile avec sélection multi-services et dépôts Stripe, intégrée au site relancé. Portail client actif avec forfaits, séances restantes et soldes. Soutien d’un gestionnaire de compte et canal Slack privé pendant la transition.
Un lien. Une décision.
Votre soumission détaille l’abonnement annuel, la portée de la mise en place et chaque rabais appliqué, et elle est valide jusqu’au 31 juillet 2026. Réglez le premier versement de CA$2,824.90 et la construction du compte ainsi que votre plan de migration démarrent immédiatement — avec la formation prévue pour la mi-septembre, avant le lancement.